Jak zorganizować podróż służbową?
W wielu branżach pracownicy często podróżują służbowo, a ich wyjazdy zalicza się wtedy do obowiązków zawodowych. Zazwyczaj podróż wiąże się na przykład z udziałem pracownika w szkoleniu, konferencji lub na targach branżowych Niekiedy są to też spotkania z klientami. Zorganizowanie takiego wyjazdu musi odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Warto dokładnie go zaplanować, pamiętając o konieczności zapewnienia noclegu i wyżywienia w przypadku dłuższej podróży.
Najważniejsze informacje o podróży służbowej
Na początku warto się zastanowić, czym tak naprawdę jest podróż służbowa. Pod tym pojęciem kryje się wyjazd zlecony przez pracodawcę. Może on dotyczyć podróży do innego miasta, a nawet kraju. Ile czasu najczęściej trwa taki wyjazd? W świetle obowiązujących przepisów może to być po prostu jeden dzień, natomiast maksymalna długość nie powinna przekraczać trzech miesięcy. Niezależnie od czasu trwania, każdą podróż zleconą przez przełożonego należy traktować jako obowiązek służbowy. Pracownik nie może zatem odmówić wyjazdu - wyjątek stanowią sytuacje związane z jego stanem zdrowia lub koniecznością opiekowania się dzieckiem do 4. roku życia.
Jak prawidłowo obliczyć należność przysługującą pracownikowi z tytułu podróży służbowej? Skorzystaj z praktycznego narzędzia online! Wejdź na kalkulator krajowej podróży służbowej i sprawdź, ile wyniosą koszty wyjazdu!
Planowanie podróży służbowej - o czym należy pamiętać?
Podróż służbowa powinna być przede wszystkim dobrze zaplanowana. Jeśli ma ona formę kilkudniowego wyjazdu, warto z odpowiednim wyprzedzeniem zarezerwować dla pracownika hotel lub przydzielić mu budżet i pozwolić, aby sam wybrał dogodną opcję. Ważne jest, aby miejsce noclegu znajdowało się w pobliżu głównego celu podróży, czyli na przykład lokalu, w którym odbywa się konferencja. Należy także poinformować pracownika o wszystkich najważniejszych terminach dotyczących podróży. Powinien on wiedzieć, kiedy dokładnie wyjeżdża i jak wygląda szczegółowy plan wyjazdu, z uwzględnieniem grafiku szkoleń czy spotkań z kontrahentami. Oczywiście ważne jest również, aby dokładnie wskazać cel podróży służbowej. Pracownik musi też wiedzieć, jakie obowiązki będzie wykonywał podczas wyjazdu. Powinien także zostać poinformowany o sposobie finansowania kosztów podróży służbowej. Dzięki temu będzie miał świadomość, jakie stawki mu przysługują i co dokładnie wchodzi w zakres tak zwanej diety podróżnej.
Chcesz zmienić branżę? Poznaj najnowsze oferty ze swojego regionu - praca w Poznaniu czeka na Ciebie!
Finansowanie podróży służbowej - co należy wiedzieć?
Organizacja podróży służbowej wiąże się także z koniecznością pokrycia pewnych kosztów przez pracodawcę. Co dokładnie wchodzi w ich zakres? Przede wszystkim należy pamiętać o wypłaceniu wynagrodzenia za normalny dzień pracy. Ważne jest także zwrócenie kosztów za poniesione podczas podróży służbowej wydatki. Mogą one dotyczyć między innymi opłat za dojazdy (np. za bilety lotnicze, bilety kolejowe czy zwrot kosztów za benzynę) lub zakwaterowanie. Pracownik może też liczyć na otrzymanie diety. Należy podkreślić, że w 2023 roku wysokość dziennej diety wynosi 45 zł. Jeśli pracownik nie dysponuje własnymi środkami, ma prawo poprosić pracodawcę o wypłacenie zaliczki na pokrycie wydatków. Co więcej, może również ubiegać się o zwrot innych uzasadnionych kosztów, jeśli będzie w stanie je udokumentować. Przykładem mogą być opłaty za przejazd autostradą, koszty parkingu czy konieczność nabycia biletu wstępu na konferencję lub targi.
Chcesz zmienić branżę lub zależy Ci na zdobyciu posady w swoim zawodzie? W takim razie targi pracy online to dla Ciebie obowiązkowy event! Weź w nich udział i poznaj propozycje zawodowe, które spełnią Twoje oczekiwania!
Podsumowanie
Pracownik odbywający podróż służbową musi uzyskać informacje na temat jej celu i przebiegu. Pracodawca z kolei powinien pamiętać między innymi o wcześniejszej rezerwacji noclegu i zapewnieniu wyżywienia lub przyznać na ten cel odpowiednie fundusze. Pamiętaj także, że gdy chcesz ułatwić sobie zorganizowanie podróży służbowej, to warto skorzystać z kalkulatora online, który pozwoli obliczyć orientacyjne koszty.
